Saisie au scan du DataMatrix
Entrées fournisseur et sorties patient se saisissent en scannant la boîte. La présentation est reconnue dans le catalogue national embarqué, issu de la BDPM et tenu à jour.
Registre des stupéfiants
Le registre des stupéfiants, sans papier et sans rature.
Spotipharm remplace le registre papier de l’article R.5132-36 du Code de la santé publique par un livre de comptes où rien ne s’efface. Vous scannez la boîte, le stock se vérifie, les balances se préparent seules.
Sur le boîtier de l’officine, il fonctionne même quand internet est coupé.
Le problème
Le registre papier vous demande tout, et ne vous rend rien
Chaque mouvement s’écrit à la main, chaque erreur se rature, chaque fin de mois se recompte. Le jour d’une inspection, tout repose sur la tenue d’un cahier.
Avec le registre papier
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Chaque entrée et chaque sortie recopiée à la main, présentation, lot, quantité. -
Une erreur se rature, et la rature se voit. -
Le stock se recompte à la main, et l’écart se découvre tard. -
Les balances se reconstituent en fin de mois, ligne par ligne. -
Le dossier de destruction vit dans un autre classeur.
Avec Spotipharm
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Le scan du DataMatrix renseigne la présentation, le lot et la péremption. -
Une erreur se déclare et se corrige par une écriture tracée : rien n’est effacé. -
Le stock est vérifié en continu, et le registre se réconcilie toujours. -
Les balances mensuelles et annuelles sortent du registre lui-même. -
Du périmé isolé jusqu’au procès-verbal, le dossier de destruction suit.
Fonctionnalités
Tout le registre, et ce qui l’entoure
Un livre de comptes infalsifiable
Aucune ligne n’est jamais modifiée ni supprimée. Une erreur se déclare et se corrige par une nouvelle écriture, datée et rattachée à son auteur, qui laisse la ligne d’origine lisible.
Balances et inventaire annuel
Les balances mensuelles et annuelles officielles sont produites par le registre lui-même. L’inventaire annuel se saisit à l’écran et fait apparaître ses écarts, présentation par présentation.
Périmés et destruction
Un périmé s’isole en un geste. Le dossier de destruction est suivi jusqu’au procès-verbal de dénaturation, et la déclaration à l’ARS est préparée.
Données de référence
Patients, prescripteurs, fournisseurs et spécialités sont saisis une fois et repris à chaque mouvement. Plus de nom retapé, plus de prescripteur écrit de trois façons.
Des droits par capacité
Opérateur, pharmacien, titulaire : chacun ne voit et ne fait que ce qui lui revient. La correction d’une écriture et la dénaturation restent réservées à qui en porte la responsabilité.
Comment ça marche
Trois étapes, et l’on n’y pense plus
1 Installation Chez vous ou hébergé
Le registre est installé sur un boîtier dans l’officine, ou hébergé chez un hébergeur certifié HDS. Votre officine reçoit son adresse de connexion dédiée, et les comptes de l’équipe sont créés avec leurs droits.
2 Prise en main Votre catalogue, vos références
Le catalogue national des présentations est déjà là. Vous renseignez vos fournisseurs, vos prescripteurs habituels, et le stock d’ouverture.
3 Au quotidien Scanner, dispenser, c’est tout
Chaque mouvement s’enregistre au scan. Les balances, l’inventaire et les destructions se préparent à partir de ce que vous avez déjà saisi.
Données de santé
Vos données de santé ne quittent jamais un lieu sûr
Elles restent soit dans votre officine, sur le boîtier installé chez vous, soit sur un hébergement certifié HDS. Jamais chez un tiers non certifié.
Dans l’officine, ou chez un hébergeur HDS
Selon votre installation, le registre vit sur le boîtier de l’officine ou sur un hébergement certifié pour les données de santé.
Sauvegardes chiffrées
Les sauvegardes sont chiffrées. Une sauvegarde lue par qui ne doit pas la lire ne livre rien.
Fonctionne hors ligne
Internet coupé, le boîtier continue. On ne bloque jamais une dispensation parce que la connexion est tombée.
Archivage sur dix ans
Le registre est conservé dix ans, comme l’exige la réglementation, et reste consultable pendant toute cette durée.
Questions fréquentes
Ce que les titulaires nous demandent
Le registre numérique remplace-t-il vraiment le registre papier ?
Spotipharm tient le registre des stupéfiants prévu par l’article R.5132-36 du Code de la santé publique. Chaque mouvement y est enregistré sans qu’aucune ligne ne puisse ensuite être modifiée ni supprimée.
Que se passe-t-il si je me trompe dans une saisie ?
Vous déclarez l’erreur, et vous la corrigez par une nouvelle écriture. La ligne d’origine reste lisible, la correction est datée et rattachée à qui l’a faite. C’est exactement ce qu’une rature propre devrait être.
Et si internet est coupé pendant une dispensation ?
Le boîtier installé dans l’officine continue de fonctionner. On ne bloque jamais une dispensation parce que la connexion est tombée.
Où sont stockées les données de mes patients ?
Soit dans votre officine, sur le boîtier, soit sur un hébergement certifié HDS. Les sauvegardes sont chiffrées, et les données ne sont jamais confiées à un tiers non certifié.
Mes collaborateurs voient-ils tout ?
Non. Chaque compte reçoit une capacité, opérateur, pharmacien ou titulaire, et chacun ne voit et ne fait que ce qui lui revient.
Comment me connecter une fois équipé ?
Votre officine dispose de sa propre adresse de connexion, communiquée à l’installation. Pour protéger chaque officine, aucune liste d’officines n’est publiée.
Le même compte fait aussi le planning de l’équipe
RH officine reprend les comptes déjà créés pour le registre : planning de la semaine, absences, permanences, et la présence d’un pharmacien vérifiée pendant les heures d’ouverture.
Voyez le registre tourner sur votre propre stock
Nous vous montrons une entrée, une sortie, une correction et une balance, sur les présentations que vous dispensez.